在法律层面上针对于香港注册成立之有限公司而言，不活动意指该公司在某一会计年度没有会计交易。与“不活动”的意思不同，“没有业务” 一词并没有任何法律层面的意思。没有会计交易的意思是没有需要记录于公司账目的交易。于注册成立时公司股东支付予公司的注册资本及公司注册成立后所支付的用于维持公司注册地位的费用不属于《公司条例》所定义的重要会计交易。

没有业务的公司完全不同于“不活动公司”。 字面上，没有业务的公司可以是停止其所经营的业务，但它可以有其他会计交易需要记录于其账目上，因此该公司并非法律层面上所定义的“不活动公司”。不活动公司”必须是没有会计交易，除了某些可以被括免的特定支出项目。

公司可能出于各种原因而处于不活动状态，例如保留公司名称，为将来的项目作准备，或以公司来持有资产或知识产权。

申请成为不活动公司的另一个原因是为了以最低的维护成本保留没有业务的公司。根据《公司条例》第5条之规定，“不活动公司”可以获得以下豁免：
1、 提交周年申报表及举行周年股东大会（第663及611条）
2、 编制经审计之财务报表及委任/辞职/辞退审计师（第447条）

只要公司的管理人员认为有需要，公司可以无限期保留其不活动状态。例如，如果公司只是需要阻止其他人士使用该公司之名称。然而，在保留“不活动公司”状态期间，公司依然需要提交某些维护费用。

要申请成为不活动公司，公司必须通过一项特别决议以授权董事发出法定声明并将该声明提交到公司注册处，以表明该公司将被视为不活动公司。

通过《公司条例》第5条所规定之程序而处于不活动状态期间，公司不得进行任何会计交易，即《公司条例》第373条规定需要备存会计纪录之交易。会计记录必须包含以下内容：
1、 公司每日所有收支款项的记录，及该收支所有相关事宜；
2、 公司的资产及债务的纪录。

《公司条例》第2条亦特别指明，根据法规而需要支付的费用并不属于会计交易。

如果不活动公司违反上述条款，该公司将会由进行会计交易日期起不再获得任何豁免。并且，任何知道或应该知道该交易的股东以及所有董事都须就该会计交易而产生之公司债务承担个人责任。

进一步阅读：香港公司申请成为睡眠公司（不活动公司）流程及费用

休眠公司的高级人员的职责与正常营运公司的高级管理人员的职责相同。 董事和秘书代表股东或成员管理公司。 除日常事务外，他们负责召开会议并确保所有必需申报的表格及其他文件在到期日之前送达公司注册处。

按照法例规定，不活动公司仍然需要：

1、	持续委任最少一名董事，一名股东，及具有一个注册地址；
2、	就公司的任何变更向公司注册处登记备案；
3、	更新商业登记证及向香港政府缴纳指定金额的商业登记费；及
4、	提交利得税报税表（如税务局已经发出该报税表）。

 

如果公司将要重新开始营业，公司可以透过提交法定声明向公司注册处处长申请终止其不活动状态。

在公司终止不活动状态之前，公司董事必须向公司注册处提交一份法定声明以宣告公司打算进行会计交易。于当日起，公司正式终止其不活动状态，并必须遵照各项适用于一般有营运公司的规定。

《公司条例》第5条不适用于非私人公司或以下公司：

1、	《银行业条例》(第155章)第2(1)条所界定的认可机构；
2、	《保险业条例》(第41章)第2(1)及(2)条所界定的保险人；
3、	根据《证券及期货条例》(第571章)第V部获发牌经营该条例附表1第1部第1条所界定的受规管活动的业务的法团；
4、	第3项所述的法团属《证券及期货条例》(第571章)第VI部所指的有联系实体；
5、	《强制性公积金计划条例》(第485章)第2(1)条所界定的核准受托人；
6、	属第1、2、3、4或5项公司的附属公司；或
7、	在紧接有关特别决议通过之前5年内的任何时间曾属第1、2、3、4、 5或6项所指的公司。

换言之，一家非私人公司，或者是私人公司，但是该私人公司在过去五年中的任何一个时间曾经属于上述类别的任何其中一类，都不可以申请成为“不活动公司”。

如果您在公司不活动期间已经不再需要该公司，那么您可以向香港公司注册处申请撤销注册该公司或申请以“自愿性清盘”程序解散该公司。在公司没有负债或其它债务的情况下，您可以申请撤销注册该公司。然而，如果公司持有资产多于债务，您则可选择以自愿清盘形式解散该公司。