香港公司维护与合规指引(2) – 向公司注册处的文件申报责任
在下列情况下,公司必须在指定期限内向公司注册处提交有关资料变更的申报: 1、 需在15天内申报董事或公司秘书变更或现任董事或秘书资料的更新; 2、 需在15天内申报注册办事处地址的更改; 3、 如公司法定登记册并非存放在公司注册地址,需在15天内申报公司法定登记册存放地址的变更; 4、 需在公司名称变更的特别决议通过后的15天内申报公司名称的变更; 5、 需在通过任何特别决议的15天内申报该特别决议(除了变更公司名称之外的特别决议); 6、 需在1个月内申报有关股份配发或增资;及 7、 对某些类型的资产或收购已被抵押的某些类型资产,无论是在香港境内还是境外建立,需在建立押记后的1个月内申报相关的押记资料。
关于项目7,如果未能在规定限期内申报押记的建立,则必须向法庭提出申请,要求延长提交期限。 此类申请需附有誓章,解释为何未能在规定限期内提交登记押记的文件。
公司必须每年向公司注册处申报周年申报表,周年申报表内容包括公司的架构等基本资料,例如:
1、 公司已发行的股本数量和金额; 2、 董事及公司秘书的名称和地址; 3、 股东的姓名和地址; 4、 现在的公司注册地址;及 5、 已登记的押记仍未偿还的款额。
周年申报表必须由董事或公司秘书签字,私人股份有限公司须在每年公司注册成立周年日后42天内申报周年申报表,无股本担保公司须在每年会计参照日结束日9个月后的42天内申报周年申报表,而公众公司则须在每年会计年度参照日6个月后的42天内申报周年申报表。
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