日本企业在雇用员工时应办理各类事项，其中包括保障员工权益的社会保险手续、雇用保险手续，亦包括劳动基准法规定的编制及提交各类文件的义务。

迅速准备及办理各类入职手续可以让入职员工尽快加入企业，准确把握各类手续的正确进行不仅是遵纪守法的一环，也是增加企业社会信用的重要方法，也是向员工提供一个安心的工作环境的第一步。

本指引中，启源将参照日本的劳动基准法，简要介绍企业在雇用新员工时应办理的各项手续，提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外，本所可提供日本社会保险加入及工资计算之服务，如有需要，可进一步联系本所专业顾问。

一、  入职前的工作

日本企业决定录用新员工后，最先应准备新员工的入职资料，入职资料包括企业给予员工的文件以及员工提供给企业的文件。

1. 录用通知书
   
   录用通知书（日文“採用通知書”）是企业向员工表示同意录用的通知书，主要记载有同意录用的字样、入职日期、需要员工提供的文件清单等内容，并附有入职同意书、誓约书。员工如同意入职，通常会在入职同意书、誓约书上盖章签字，并送回企业。
   
   交付录取通知书予员工的做法并非企业方的法律义务。但值得注意的是，根据日本《劳动合同法》（日文“労働契約法”）第16条，录用通知书一经发送，如企业方事后单方面取消此次录用，则属于违法行为。
   
   
2. 雇用合同书及劳动条件通知书
   
   雇用合同书（日文“雇用契約書”）及劳动条件通知书的目的均是明确规定员工的劳动条件。劳动条件通知书是企业将规定的劳动条件正式通知员工的文件；雇用合同书是企业及员工双方针对劳动条件表示同意的证明文件。
   
   雇用合同书上通常记载合同期间、工作内容、工作地点、工作时间、休息日及节假日、工资及奖金、离职事项等内容，且需要企业及员工双方的盖章签字。
   
   
3. 员工应提供的文件
   
   员工应根据工作需要及自身情况准备相应的文件，并在办理入职时提供予企业。一般而言，企业会提前告知员工应准备的文件，员工应尽力配合。除交换予企业的入职同意书、雇用合同书之外，下表的文件大部分情况下会被要求提供（下表括号内为日文原文）：
   

   文件名称	说明
   雇用保险参保人员证 （雇用保険被保険者証）	证明员工参加雇用保险的证明书，用于办理雇用保险参保手续。由员工最初就职的企业办理，员工离职后会归还予员工。初次参加工作的员工无需提供。
   源泉征收票 （源泉徴収票）	用于办理员工入职后源泉所得税的年末调整，如员工已完成当年度的年末调整或初次参加工作，则无需提供。
   年金账本 （年金手账）	用于办理年金保险的参保手续。
   工资所得者的抚养扣除等（变动）申报书 （給与所得者の扶養控除等（異動）申告書）	用于确认员工是否存在抚养人。
   健康保险被抚养人（变动）备案 （健康保険被扶養者（異動）届）	用于确认员工是否有配偶、儿女。
   My Number （マイナンバー）	用于办理社会保险及雇用保险的参保手续。
   工资账户备案书 （給与振込先届出書）	用于申报员工接收工资的银行账户。
   各类补贴支付备案书 （各種手当支給届出書）	如企业规定员工享有住房补贴、交通补贴等。
   体检报告 （健康診断書）	入职后3个月内体验结果证明文件。

   
   

二、 “法定三账簿”

员工入职后，企业负有编制劳动者名册、出勤簿、工资底账以反应该员工情况的法定义务。在日本，劳动者名册、出勤簿、工资总账被统称为法定三账簿。

1. 劳动者名册
   
   劳动者名册（日文“労働者名簿”）用于记录每位入职员工（全日制劳动者除外）的信息，包括性别、地址、业务种类、入职日期、离职日期及离职理由（如适用）、死亡日期及死亡原因（如适用）。企业应保存劳动者名册至少3年。
   
   
2. 出勤簿
   
   出勤簿是记录每位员工出勤情况的法定记录册，主要记录每位员工的出勤日期、工作天数、每日工作时长、加班日期、加班时长等。企业应保存出勤簿至少3年。
   
   
3. 工资总账
   
   工资总账（日文“賃金台帳”）是记录所有员工的工资信息，不论员工是否是正式员工、兼职员工、全日制员工、派遣员工等。

三、  社会保险手续

员工入职后，企业应在员工取得资格（被雇用）之日起5天之内办理社会保险手续。

社会保险广义上指健康保险、厚生年金保险、介护保险、雇用保险、工伤保险（日文“労災保険”），但在员工入职的情况下多数仅针对社会保险的狭义定义，即健康保险、厚生年金保险及介护保险。介护保险因为参保年龄要求较高（40岁~65岁），通常不适用于新入职的员工，所以主要是健康保险及厚生年金保险。

社会保险手续具体指收集员工的资料，填写《健康保险/厚生年金参保人员资格取得备案》（日文“健康保険・厚生年金被保険者資格取得届”），并提交至管辖适用办公室的年金事务所。如员工存在抚养其家属或配偶的事实，企业应提交《健康保险被抚养人（变动）备案》或《国民年金第3号参保人员备案》（日文“国民年金第3号被保険者届”）。

四、  雇用保险手续

员工入职后，企业应在员工入职之日所属月份的次月10日前，办理雇用保险手续。

雇用保险手续具体指收集员工的资料，填写《雇用保险参保人员资格取得备案》（日文“雇用保険被保険者資格取得届”），并与法定三帐篷一齐提交至所辖的公共职业安定所。如员工并非初次参加工作，则应要求员工提供已有的《雇用保险参保人员证》。

五、  所得税手续

对于初次参加工作的入职员工，企业应向员工交付录用通知书时，告知员工准备《工资所得者的抚养扣除等（变动）申报书》。如员工非初次参加工作，则需要额外提供工资所得等的源泉征收票。企业在取得入职员工提供的《工资所得者的抚养扣除等（变动）申报书》或源泉征收票（如适用）后，应根据该申报书编制《源泉征收簿》（日文“源泉徴収簿”）。

所得税应在员工入职之日所属月份的次月10日前办理完成，受理政府部门为各地税务署。

六、  住民税手续

住民税针对前一年的所得征税，有2种不同的征收方式，第1种方式是企业从员工的工资中代扣代缴住民税，此方式被称为“特别征收”；第2种方式是由员工个人直接缴纳住民税，此方式被称为“普通征收”。

如入职员工前一年没有所得（如今年初次参加工作时），则企业无需为该员工办理住民税手续。对于有前一年所得的员工，企业应根据该员工之前的住民税征收方式，提交相应的文件办理住民税手续，具体如下：

1. 如员工之前使用普通征收方式，希望入职后改用特别征收方式，则企业应提交住民税的缴纳书及《切换特别征收申请书》（日文“特別徴収への切替申請書”）。
2. 如员工之前使用特别征收方式，希望入职后继续使用特别征收方式，则企业应提交《关于特别征收的工资所得者变动备案书》（日文“特別徴収にかかる給与所得者異動届出書”）。
3. 如员工之前使用特别征收方式，希望入职后改用普通征收方式，则企业应提交《特别征收切换至普通征收的申请书及理由书》（日文“特別徴収から普通徴収への切替申請書兼理由書”）。

上述申请文件名称仅作参考，日本各自治体政府要求的申请文件及提交期限略有差异，详情请咨询相应的自治体政府机关窗口或专业人士。

启源集团拥有经验丰富的专业团队，为客户提供中国公司的筹建、注册及各类许可证/牌照的申请及后续维护、税务筹划及审计服务，有关详情请咨询我们的专业顾问。

参考资料：

1.   日本企业的法定加班津贴

2.   日本劳动者的工作时间