日本企业的员工离职时，企业应在规定的期间内办理社会保险、雇用保险、以及税务方面的手续。如未在规定期间内妥善办理，则对企业及离职员工均会造成不良的影响，不利于企业及离职员工本人的后续工作生活。

在企业及离职员工处理离职手续时，需注意双方应尽量亲自提供文件资料，并商议好各类手续的最后处理期限，以保障自身的权益。

本指引中，启源将参照日本的劳动基准法，简要介绍企业在员工提交离职申请后应办理的各项手续，提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外，本所可提供日本社会保险加入及工资计算之服务，如有需要，可进一步联系本所专业顾问。

一、  退职日期

日本民法规定，员工应提前14天以上表达离职意愿。日本企业可根据企业规定的离职手续及工作交接的需要，在就业规则中调整该日期，例如规定员工必须在离职日前1个月提交离职申请。

二、  社会保险脱保手续

该社会保险仅指健康保险及厚生年金保险。员工离职后，日本企业应在员工丧失资格之日起5天内办理社会保险的脱保手续，“丧失资格之日”指离职日次日。

社会保险的脱保手续需要企业向经营所在地所辖之日本年金机构或健康保险组合提交《健康保险/厚生年金参保人员资格丧失备案》（日文“健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届”）、离职人员及其抚养家属的健康保险证。

离职员工如未决定下一份工作，则应加入国民健康保险；如社会保险参保期间满2个月，则可以在丧失资格之日（离职日次日）后最长2年内参加“任意持续健康保险”，但应在在丧失资格之日后20天内向健康保险组合提交申请。

“任意持续健康保险”并非一种新的保险，是指丧失健康保险参保人资格的离职员工继续以参保人资格身份参加的健康保险，保险金由离职员工全额承担。

值得注意的是，如果员工离职日是某月最后1天，则该员工的丧失资格日为次月1日，即企业应承担该离职员工丧失资格日当月保险金的企业负担部分。

三、  雇用保险脱保手续

雇用保险脱保手续指，企业应在员工离职后10天内向经营所在地的公共职业安定所提交《雇用保险参保人员资格丧失备案》及《雇用保险参保人员离职证明书》（日文“雇用保険被保険者資格喪失届”及“雇用保険被保険者離職証明書”），并根据员工的要求向员工开具离职票及离职证明书（日文“退職証明書”）。

《雇用保险参保人员离职证明书》是用于确定失业津贴金额的必要文件。如离职员工已经确定下一份工作等不要求企业开具离职票时，则企业无需提交《雇用保险参保人员离职证明书》。如离职员工未决定下一份工作，或离职员工岁数已满59岁，则企业应开具离职票。

企业如已向离职员工开具离职票，则在提交《雇用保险参保人员资格丧失备案》及《雇用保险参保人员离职证明书》时应额外提交出勤簿、工资总账、员工离职理由的证明资料。

四、  住民税手续

员工离职时，日本企业需要办理的住民税手续取决于企业是否以“特别征收”的方式代扣代缴离职员工的住民税、及离职员工是否已决定下一份工作。

1. 未决定下一份工作
   
   离职员工如未决定下一份工作，则离职后应自行缴纳住民税。员工离职前，其住民税通常采用“特别征收”方式，即企业在员工月薪中代扣住民税额，并在次月10日前代替员工缴纳税金至员工居住的市町村政府部门。员工离职后，则无法继续使用特别征收方式，需要向市町村政府部门提交备案以变更至普通征收方式。
   
   为此，企业应编制《工资支付报告》及《关于特别征收的工资所得者变动备案书》（日文“給与支払報告”及“特別徴収に係る給与所得者異動届出書”），并在员工离职日所属月份的次月10日前提交至员工居住地所属的市町村政府部门。如企业未在规定时间内提交，可能会收到由市町村政府部门发出的督促令。
   
   
2. 已决定下一份工作
   
   如离职员工已决定下一份工作，则由下一份工作的企业单位根据住民票的征收方式准备相应文件，详情请参考本所编制的【日本 - 员工入职时的应办事项】。

五、  所得税手续

企业应交付源泉征收票予离职员工。离职员工找到下一份工作时，需要将源泉征收票提供给新的企业。源泉征收票中记载有离职员工的工资金额、奖金金额、已扣除的社会保险金、截止至离职月份的已缴所得税等内容。

六、  交付文件

办理员工离职时，企业及员工提供相应的文件以便对方处理后续事项，交付的文件如下（包括但不限于）：

企业应交付离职票、雇用保险参保人员证、年金账本（或基础年金番号通知书）、源泉征收票等等予离职员工；员工应交付退职备案书、健康保险证、公司名片、公司用品（电脑、手机、制服等）、业务文件及数据予企业。

启源集团拥有经验丰富的专业团队，为客户提供日本公司的筹建、注册及各类签证的申请及后续维护、税务会计及薪资社保相关服务，有关详情请咨询我们的专业顾问。

参考资料：

1. 日本企业的法定加班津贴

2. 日本劳动者的工作时间